INFORME DE GRADO
NATALIA ANDREA DIAZ MARTINEZ
CENDI
ANTIOQUIA
OFICINA CENTRO
MEDELLIN
2007
portada
INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL PARA OPTAR EL TITULO DE
TECNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO
MI EXPERIENCIA PROFESIONAL
TITULO EXTRAORDINARIO
NATALIA ANDREA DIAZ MARTINEZ
WEB BLOGER: http://informegradonatalia.blogdiario.com
CORREO ELECTRONICO: nadm334@hotmail.com
FECHA TERMINO DE PRACTICA: NOVIEMBRE 30 DE 2007
ASESOR
MANUEL ZAPATA
CENTRO DE DESARROLLO INTEGRADO
CENDI
SECRETARIADO
MEDELLIN
2007
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
7. RELACIÓN TEÓRICO PRÁCTICA
Mi proceso empezó cuando inicié clases en el CENDI. En esta institución, se aprendieron todos los contenidos que el programa de Secretariado Ejecutivo Sistematizado ofrece en el mercado. Me apasioné por las distintas asignaturas que luego más tarde apliqué en la práctica empresarial.
El proceso pedagógico fue de gran ayuda para llevar a cabo mis prácticas por que en ellas tenía que hacer las cosas que me habían enseñado y por supuesto, aprendido. Por ejemplo:
Informática: Trabajos de Excel, Word, paquetes contables, correspondencia, y otros ejercicios en los cuales esta asignatura fue fundamental para mi buen desarrollo en las practicas.
Redacción y Ortografía: Redactar las cartas y hacer un buen uso de los signos de puntuación.
Técnicas de oficina: explicación de orden en una oficina para poder llevar el control de cada una de las actividades para realizar.
BREVE HISTORIA DE LA EMPRESA
CREACION DE LA EMPRESA
En 1968, mediante escritura Pública 6541, nació el titulo Extraordinario, Hicieron parte de la sociedad las loterías del Atlántico, Bogotá, Bolívar, Cúcuta, Centenario de Pereira, Medellín y Risaralda, en los siguientes años ingresaron las loterías de Nariño en 1972, Córdoba y Tolima en 1974, sorteo extraordinario de Armenia 100 años en 1996, y se retiran Bogotá y Medellín en 1975.
A partir de 1997 el Sorteo Extraordinario de Colombia no ha sufrido cambios en cuanto a retiro o ingreso de socios, manteniéndose como parte de ella las loterías del Atlántico, Bolívar, Córdoba, Centenario de Pereira, Cúcuta, Nariño, Risaralda, Tolima y sorteo extraordinario de Armenia 100 años
HISTORIA
El día 7 de diciembre de 1968 (escritura 6541) se crea la sociedad Sorteo Extraordinario de Colombia Ltda. Con el objeto de celebrar los sorteos extraordinarios que la ley autorizaba efectuar anualmente a cada una de sus loterías socias.
Mediante escritura publica 8973 del 29 de septiembre de 1993, la empresa adopto la naturaleza jurídica de empresa Industrial y Comercial del Estado de segundo grado, con la forma de sociedad comercial de responsabilidad Ltda. Del tipo de las definidas en el articulo 4° del decreto 130 de 1976.
El día 25 de Mayo de 2000 (escritura 3121). La Sociedad se trasforma en una empresa Filial de las empresas Industriales y Comerciales del Estado, de las entidades territoriales y de las entidades descentralizadas, que poseen la calidad de socios de la misma organizada como sociedad comercial de responsabilidad limitada, de acuerdo con las disposiciones del Código de Comercio y del articulo 94 de la Ley 489 de 1998.
Misión
Incrementar permanentemente los recursos para la salud incentivando la compra y la comercialización de lotería y juegos de azar a nivel nacional, nuestra credibilidad, respaldo, solidez, trayectoria y experiencia a través de los años, nos ha permitido brindar bienestar y calidad de vida a nuestros clientes, colaboradores y ala comunidad.
Visión
Ser la entidad líder en el sector de las loterías y juegos de suerte y azar a nivel nacional, contribuyendo con amplios recursos para la salud con un excelente grupo humano que apoya la diversidad de productos y servicios con creatividad, innovación, tecnología, eficiencia y amabilidad buscando nuevos sistemas de juegos que generan mas felicidad a nuestros clientes.
Nuestros valores
Transparencia: Estamos convencidos de que debemos demostrar honestidad en nuestras acciones dentro y fuera de la compañía, por lo que siempre deben estar enmarcadas dentro de la claridad y objetividad.
Seguridad: contamos con el respaldo total para todos los premios en cuanto a la parte financiera y económica de los sorteos diarios, mensuales y de fin de año, brindando de esa manera respaldo y confianza a nuestros clientes y empleados.
Compromiso: somos cocientes de que generando empleo y cumpliendo con nuestros suscriptores y empleados logramos nuestros objetivos y metas trazadas.
Innovación: somos una empresa que busca incentivar y respaldar la libre iniciativa y la creatividad de nuestros empleados superando nuestras expectativas y las de nuestros clientes.
NATALIA ANDREA DÍAZ MARTÍNEZ |
D a t o s P e r s o n a l e s |
Datos Personales
Cedula de ciudadanía : 43.983.321 de Medellín
Fecha y lugar de Nacimiento : 13 de enero de 1985 Medellín
Dirección : Calle 48 E Nº 99 – 66
Teléfono : 4931874
Teléfono celular : 311- 6105565
Estado civil : Soltera
Estudios Realizados E s t u d i o s R e a l i z a d o s |
Primaria
Institucion : Escuela Hipolito Londoño Mesa
Año : 1995
Ciudad : Medellin
Secundaria
Institución : Rafael Uribe Uribe
Año : 2004
Ciudad : Medellín
E d u c a c i ó n s u p e r i o r |
Educación superior
Institución : Corapaz
Especialización : curso de sistemas
Duración : 30 horas
Año : 2005
Ciudad : Medellín
Institución : Cendi
Especialización : Secretariado ejecutivo
Duración : 4 semestres
Año : 2007 4 semestres actualmente
Ciudad : Medellín
R e f e r e n c i a s p e r s o n a l e s |
Referencias Personales
Nombre : Jose Arango Uribe
Ocupación : Gerente
Empresa : Selecciones Educativas
Teléfono : 4927452 - 4961111
Nombre : Ángela Bedoya
Ocupación : Ama de casa
Empresa : Hogar
Teléfono : 2536923
R e f e r e n c i a s F a m i l i a r e s |
Referencias Familiares
Nombre : Sol Sánchez Martínez
Ocupación : Ama de casa
Empresa : Hogar
Teléfono : 2531916
Nombre : Yulieth Sánchez Martínez
Ocupación : Cobradora
Empresa : Creaciones Betty
Teléfono : 4904485
NATALIA ANDREA DÍAZ MARTÍNEZ
C.C 43.983.321 de Medellín
Una secretaria
“Hay quienes afirman que una buena secretaria, no se hace. Otros, por el contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de superación puede alcanzar este nivel. Pero todos los directivos coinciden (por la cuenta que les trae), en que la secretaria en especial si es de dirección constituye un elemento vial si quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.”
ANONIMO
CONCLUSIONES
- lograr mis objetivos basándome en lo que estudie y en lo que en las prácticas pude aprender con mi jefe.
- proponer al centró de desarrollo integrado para que fomente a cada una de las integrantes las practicas laborales.
- Las secretarias deben estar pendientes en las nuevas tecnologías para ser más competentes.
- Se adquirieron conocimientos en áreas de contabilidad y servicio al cliente.
- Equipo de trabajo altamente calificado donde cada uno aprende del otro.
Beneficios logrados
- que en la empresa del “titulo extraordinaria” me sirva para más conocimiento en la vida.
- aprendizaje día a día
- posible vinculación directa con la empresa
- experiencia para dar a conocer en mi hoja de vida
- estimulo en mi profesión
- dedicación de mis logros hacia mi familia
Dedicatoria
A Rigoberto García quintero quien con su apoyo me ha hecho crecer como persona, me ha acompañado en las buenas y en las malas.
A mis hijos que durante estos dos años que hice mi tecnica lograron soportar mi ausencia y que con su apoyo hicieron que yo cada sabado que me levantaba pudiera tener animos para ir a estudiar.
Mamá
Mas que dedicarte esto, te lo entrego, esto es tuyo, esto es tu obra, gracias a tu temple, gracias a tu lucha, gracias a no dejarme caer nunca es que hemos logrado esto, esto te lo has ganado, con tus preguntas, con tu cara de ponchada cada vez que me veías enojada y lo peor tratando de entenderlo, tu mas que nadie te lo mereces.
AGRADECIMIENTOS
Le doy gracias a la institución “CENDI” que en ella me he formado y me han enseñado a ser como soy ahora en la cual he aprendido mucho sobre mi misma.
Quiero agradecer, a el profesor Manuel Zapata Zuluaga por su apoyo y su tiempo empleado a ayudarme en este trabajo, sus palabras y sus consejos a como llevar de manera optima me ayudaron mucho, Prof., las palabras salen del alma, de verdad muchas gracias por la comprensión y la paciencia que me diste durante mi proyecto y mis clases contigo.
También a mi madre por que por ella me ha brindado, y porque me ha dado todo su apoyo y que día a día me a aconsejado para que yo pueda salir adelante.
A mi esposo Rigoberto García que si no fuera por el después que me quede sin trabajo el me ayudo y me pago los semestres que me faltaban.
A mis hijos los cuales me han demostrado que luchar por ellos es lo que vale la pena para poder sacarlos adelante.
MI PROCESO INCIAL
Mi nombre es Natalia Andrea Díaz Martínez tengo veinte y dos años. Todo empezó en el dos mil seis. Yo trabajaba en una guardería de profesora aproveche que el horario era de lunes a viernes y decidí estudiar los sábados. Siempre había querido estudiar secretariado averigüe y decidí estudiar en el CENDI (centro de desarrollo integrado).
Comencé y al principio me dio muy dificultad porque no sabia nada de lo que estaba estudiando, en especial las asignaturas de sistemas y contabilidad pero yo quería seguir adelante para poder ser alguien en la vida. “Cada día se hacia mas duro y mas difícil el estudio, pero con muchas ganas le metía mas ánimos a las cosas y al ver que mi esposo, mis hijos y mi madre me apoyaban y confiaban en mi, yo no podía desfallecer”.
Difícil fue mi proceso pues yo trabajaba y era complicado preparar los exámenes y hacer tareas pero gracias Dios cada ocho días entendía la explicación para los parciales y trabajos. Termine mi primer semestre y me fue muy bien.
Al comenzar el segundo semestre, me quede sin trabajo; por lo tanto, estaba viendo la posibilidad de aplazar el estudio porque no tenia como pagarlo pero eran tantas las ganas que yo tenia de estudiar que me puse las pilas para conseguir el dinero.
Mi esposo me ayudo y me pago el semestre y continúe con mis estudios. Cada día se hacia mas difíciles los estudios porque yo tenia que coger mas responsabilidad con ellos.
Durante mis estudios me dio muy duro dejar a mis hijos en otra parte para poder continuar, y al ver que yo estaba sin empleo cada ocho días me tocaba ver la forma de conseguir los pasajes para poder asistir a las clases.
Estoy tan agradecida con mi esposo y mi madre por que ellos siempre me apoyaban en lo que yo necesitara. Se a cabo el segundo semestre y gracias a dios me fue muy bien y pase para el siguiente semestre.
En el tercer semestre venían unas materias muy difíciles que no las entendía y que por obvia razón, me daba muy duro pero mis compañeras y mis profesores con mucha dedicación hacían que yo pudiera entender las clases y salir adelante.
En el tercer semestre me fue súper bien. En ese momento, pensaba que si uno se pone las pilas y decide tomar la decisión de hacer algo entre mas uno lo quiera siempre lo va conseguir.
Pese a la falta de empleo, pude sacar mi estudio adelante y que por obvias razones yo debía terminar mi técnica para ser una secretaria y luego poder complacer a mi madre mis hijos y mi esposo porque por ellos y por mí, yo estaba estudiando.
Ya en el cuarto semestre tenia que empezar prácticas me daba nervios porque en ocasiones pensaba que no iba ser capaz de realizar mis sueños “ser una verdadera secretaria”. En la institución donde estudio, me consiguieron las practicas en una oficina de juegos de azar, al principio me pareció difícil porque debía tener muy buena atención con los clientes. Empecé y me fue muy bien.
En semana hacia mis prácticas y los sábados estudiaba, todo normal pero a mis hijos les dio muy duro porque ellos ya estudiaban y ya no tenían a su madre para que les ayudara con las tareas, pero por mas difícil que fuera yo tenia que terminar mis estudios.
En al oficina yo tenia que llevar la contabilidad de los títulos extraordinarios, teníamos clientes en muchas ciudades de Colombia y por obvias razones, yo como la secretaria de la empresa, tenía muy buena relación laboral con nuestros clientes.
Ahora venía el Informe de Práctica, “uno al principio piensa que es muy fácil pero no es así porque estaba laborando en un horario complicado como, en este caso, 8 a 5 y llegaba a las 7 a mi casa. A mis hijos, les invertía el resto de mi tiempos y a mi esposo por supuesto”. El informe me tocaba hacerlo en los “raticos” que tenia libres en el trabajo y con mucha responsabilidad y mucha dedicación. Valore que he sabido aplicar para ser una gran profesional.
Organizar y en ciertos casos asistir a reuniones
En la empresa la cual hice la práctica, mis funciones eran organizar reuniones, llevar la contabilidad de las ventas que se hicieron cada mes con los juegos de azar, y revisar el presupuesto que hace cada vendedor, cumplía también un papel fundamental y el organización y control de las reuniones.
Establecer buenos contactos telefónicos
En el día recibía en la oficina entre 30 ó 40 llamadas las cuales eran muy importantes para mi desarrollo en la empresa, en ellas se trataba mucho el servicio al cliente porque para nosotros eran muy importantes los clientes los cuales contribuían al empuje y desarrollo de la empresa.
A través del teléfono tenía un contacto permanente con los clientes e integrantes de la empresa, se enviaba fax para varias ciudades de Colombia con los resultados de las loterías jugadas por nuestros clientes, las cuales eran muy importantes para ellos.
Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, actas, memorandos, correos electrónicos y cartas comerciales.
Presentaba, informes en los cuales presentaba todo el funcionamiento que se hizo en la semana, también presentaba comunicados los cuales se los hacia llegar a los clientes a las ciudades respectivas, en este proceso me entregar actas y memorandos, los cuales hacían que nuestros clientes se sintieran conformes y satisfechos de los títulos en la empresa. Teníamos un correo electrónico en el cual nuestros clientes se comunicaban haciéndonos saber sus inquietudes y por ultimo las cartas comerciales las cuales eran importantes para el control del dinero por si algún cliente estaba atrasado con ellas hacíamos los reclamos.
Planificar el tiempo del jefe
Siempre una secretaria debe planificarle el tiempo a su jefe la cual tiene que llevar controlando las horas, de las juntas y de las ventas que hace nuestro jefe para tener un buen procedimiento en nuestra empresa. Con él se tenía un contacto diario hasta el punto de convertirme en su mano derecha en todas sus actividades laborales. El estar recordándole su agenda laboral era muy importante para él pues generalmente los gerentes mantienen estrés por sus responsabilidades y aquí es donde la secretaria también cumple con su papel de información y planificación de tiempo.
Preparar y tratar la información adecuadamente
En los títulos siempre es muy importante preparar toda información y tratarla adecuadamente por lo cual hay mucha competencia. La comunicación tiene que ser eficaz por la razón social de la empresa.
Concertar, acoger y atender a las visitas
Una de las herramientas más eficaces y usadas por las empresas para diferenciarse de su competencia y desarrollar ventaja competitiva sostenible es el servicio al cliente y mi empresa no era la excepción. Los clientes para mi la empresa donde practicaba el servicio al cliente es una inversión de alta rentabilidad, a ellos, se les atendía de forma muy cordial y respetuosa, los invitaba a un tiento y les daba una placentera y acogedora charla, la cual hacia que ellos se sintieran bien con el servicio.
Preparar presentaciones de productos o servicios en este caso los juegos de azar.
En los juegos de azar teníamos que preparar presentaciones para las personas que iban a ver el producto, darles un buen servicio para que lo compraran.
Organizar los viajes de negocios de algunos empleados de la empresa.
Nuestros vendedores viajaban diario por diferentes ciudades las cuales me tocaba planearle los viajes a cada uno de ellos y signarles las ciudades correspondientes.
Contacto permanente con proveedores
Esto se hace de modo que se cumplan todas las garantías para la distribución del bono o billete.
Investigar la competencia
Estar al tanto de lo que hace la competencia y cómo contrarrestar su poderío de manera que no nos quedemos atrás en las tendencias.
Liquidación de nomina
En la oficina a los empleados les daban liquidación de nomina, la cual era una de las tareas que me tocaba realizar, les hacia su contabilidad de lo que llevaban de tiempo trabajando para poder llevar una contabilidad exacta de cada uno de los vendedores.
Comprobante de ingresos y egresos
Otra de mis tareas era efectuar comprobantes de ingresos y egresos los hacia para un mejor control en la empresa y para controlar el manejo de los títulos.
Contrataciones
Cuando llegaba un nuevo vendedor mi función era hacerle su contrato, en el cual le pedía todos lo papeles, se le hacia el contrato por tres meses para ver su funcionamiento.
Pago seguridad social
A los empleados se les pagaba la seguridad social y en ello mi tarea era tener al día todo pago para que no hubiera problemas como se presentaban en algunas empresas.
OBJETIVOS
Objetivo general:
- Informar cada una de mis actividades mediante un informe de práctica realizado en la empresa “Titulo Extraordinario” ubicada en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia.
Objetivos específicos:
- Definir la función de secretaría dentro de la empresa “Titulo Extraordinario” como personaje indispensable en la buena marcha de una empresa.
- Entregar un informe de prácticas alas directivas del CENDI para optar por el titulo de secretaria.
- Utilizar las nuevas tecnologías de la información y comunicación siguiendo las tendencias modernas que hay ahora en nuestro país.
- Proyectar mi trabajo en el cual se vea mis habilidades y mis ganas.
JUSTIFICACIÓN
Si de veras se tratara de una persona, sería una de las biografías más difíciles de escribir, o al menos la más incierta. Lo primero que se debe hacer es restringir el campo. ¿Por qué sólo juegos de tablero? Simplemente porque el campo del juego en la historia humana es inabarcable en pocos párrafos. En el juego se simboliza la realidad, se la simplifica, se la maneja. Y esto estuvo con el hombre desde siempre, pero los juegos en general se pierden de generación en generación, o al menos se diluye su origen.
Con los juegos de tablero pueden quedar rastros, pistas que nos orienten. En las excavaciones de Egipto y del famoso cementerio de Ur, plato favorito de los arqueólogos, se encontraron tableros y fichas del juego que llamamos Damas, aunque es dudoso que las reglas hayan sido las mismas. Incluso hoy existen al menos tres grandes variantes de este juego: tablero de 8 x 8 y 24 fichas, llamada Damas a la Francesa, tablero de 10 x 10 y 40 fichas, conocida como Damas a la Polaca; y las Damas Chinas, que tienen reglas muy distintas. Se sabe que este juego acompañó a griegos y romanos, y proliferó durante la Edad Media y el Renacimiento.
Existe una variedad grande de los juegos de tablero de origen antiguo, como el Juego de la Oca, el Ludo (originario de la India), Escaleras y Serpientes, e incluso el TA-TE-TI o su variante más compleja, el Juego del Molino, en el que las fichas tienen movilidad. La historia de estos juegos se cruza indefectiblemente con la historia de los Dados, pero también aquí nos topamos con la poca certeza sobre los datos conocidos. La tradición le asigna su invención, durante el asedio de Troya, a Palamedes; luego, fueron muy usados por etruscos y romanos. Aquellos dados se hacían de arcilla, ámbar o metal.
Pero el que se lleva todos los laureles es sin duda el Ajedrez, símbolo de batallas antiguas y medievales, motivo de estudio de grandes científicos por sus posibilidades y azar cero, que tampoco escapa a la regla del origen incierto. Su creación se asocia a la muy difundida leyenda de los granos de trigo v los casilleros del tablero, Se cree que nació en la India y se divulgó en China y Persia. El primer gran tratado del juego lo produjo Alfonso X: "Tratado de Ajedrez". De allí, como suele decirse... corrieron ríos de tinta. El juego representa la lucha estratégica de dos ejércitos, que es el eje común con el Ajedrez Chino, distinto del que conocemos; allí sobre un tablero diferente, se representan ejércitos indios, con carros, caballería, elefantes e infantería. En 1928, con John von Neumann nació la Teoría de los Juegos, con la que comenzó el interés por el desarrollo de estrategias en el caos combinatorio, y entonces el juego dejó de ser un juego para convertirse en una herramienta de la lógica, la matemática y el desarrollo de la inteligencia artificial.
El primer intento serio (ver "La historia de la magia", en este mismo número) de lograr máquinas inteligentes para tenerlas como adversario fue en 1947 cuando A. L. Samuel, ingeniero norteamericano, diseñó un ordenador para jugar a las Damas. En 1950, surgiría la idea de hacerlo con el Ajedrez, pero la combinatoria de este juego es tan abrumadora que aún hoy se lucha en este campo. Seguramente, nadie hubiese imaginado que el Ajedrez ayudaría a la Humanidad a desarrollar la inteligencia no biológica, Así fue siempre, el juego inspira y desencaja el pensamiento rígido; el juego mente.
Este informe esta basado en la practica empresarial con la empresa “titulo extraordinario” y busca demostrar la contribución intelectual que una secretaria ofrece en diferentes empresas. Para ser mas exactos, empresas dedicadas al juego de azar.
INTRODUCCIÓN
Desde tiempo atrás el hombre ha venido creando el juego. Para algunas personas es una forma de subsistir en la vida. En los juegos de azar, encontramos servicio al cliente, porque para los visitantes es muy importante la atención que se les brinda.
También encontramos que los dueños de azar necesitan una contabilidad para ello necesitan una secretaria la cual llevara todo lo contable y registro de nuestros clientes, ella nos muestra la importancia de la digitación y nos plasma toda la información correspondiente.
Precisamente este informe basado en mi práctica empresarial con la empresa “agencia extraordinaria” busca demostrar la contribución intelectual que una secretaria ofrece en las determinadas compañías.
Mi nombre es Natalia Andrea Díaz Martínez, estudio en el cendi, estoy en el 4 semestre de secretariado ejecutivo, vivo en Juan XXIII.
Soy una persona amable, amistosa, y muy alegre.
Me gusta estudiar, bailar, pasear. En el momento no trabajo, mis aspiraciones son terminar mis estudios, para ponerme a trabajar y poder salir adelante con mis hijos.